移転マニュアル

移転マニュアルオフィス移転は会社にとって大切なことですが、頻繁に行うことではないので慣れないことがたくさんあり不安も感じるでしょう。会社にとってなぜ移転をするのか理由があるはずです。まず何をすべきかを把握し、スケジュールをきちんと整理することが、スムーズで効率の良いオフィス移転を成功させるだけではなくコストダウンにもつながります。
オフィス移転の計画から移転までを『オフィス移転マニュアル』としてご案内しておりますので、是非参考にしていただきオフィス移転を成功させましょう。

移転の目的と動機の明確化: 移転の目的、動機を明確にしましょう。例えば、「業務を拡張したい」「部屋が広すぎる」「賃料が高い」「建物設備が古い」「立地が悪い」「イメージアップをしたい」「社員のモチベーションをアップしたい」など移転の目的、動機は企業様によってさまざまですが、それを明確にすることで、より満足の得られる移転先を見つけることができるでしょう。
移転先の条件設定と移転計画の立案: 移転の目的をもとに条件を設定しましょう。例えば、「立地条件」「面積」「予算」「設備条件」「移転の時期」などです。それぞれの項目に絶対条件や優先順位をつけることが、判断をする上で大切になってきます。
また、効率的にすすめるために、移転スケジュールを組む必要があります。この段階では、移転希望日のみを設定し、それまでの間の予定についてはおおまかに設定するとよいでしょう。
現在入居中のオフィス契約書の解約内容確認: 現在入居中の賃貸オフィスの契約書に記載されている解約予告について確認しましょう。通常、解約予告は解約日の６ヶ月前（３ヶ月の場合もあり）までに行うことが一般的です。
また、預託金の返還額と返還時期、原状回復費用はおよそどのくらいかかるのかなど契約内容を確認しましょう。

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情報収集: 賃貸オフィス物件の情報収集を行いましょう。情報収集の際、希望条件にマッチする良い賃貸オフィス情報を見つけるために、移転先の条件内容や希望理由をできる限り細かく伝えましょう。また、たくさんの物件情報を収集し、可能な限りビルの下見をして比較検討しましょう。下見の際、室内環境・ビル管理状況・付帯設備・セキュリティ・周辺環境（金融機関・最寄駅・飲食店など）などを確認しましょう。
オフィス市場の把握: 希望条件にできる限りマッチした賃貸オフィスを選ぶために、賃貸オフィス市場の把握を行うことは、とても大切なことです。市場の把握をしておくことで移転先の条件設定の妥当性の検証が行えますし、ビルオーナーとの条件面での交渉の際にも役に立つでしょう。
契約条件の確認と調整: 初期費用等の契約条件について確認を行い、比較検討しましょう。敷金や保証金については、退去時の返還方法、償却方法、償却額などを確認しましょう。また、賃料・共益費などの金額の調整を行いましょう。

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新オフィス決定と契約: 気に入った賃貸オフィスが見つかれば、入居申し込みの準備をしましょう。入居申込書には、会社名・所在地・代表者名・業務内容・取引銀行等を記入します。また、契約時には会社案内・会社謄本・印鑑証明などの書類が必要となります。その後、ビルオーナーが申込者の信用調査を行います。信用調査に問題がなければ、次に契約へと移っていきます。

契約に際して、まず、契約書の作成を行います。契約書は、お互いにとって確実で有力な証拠となりトラブルを防ぐための大切な文書ですので、内容をよく確認しておく必要があるでしょう。また、敷金や保証金の金額、返還方法、償却方法、償却額などを再度確認しましょう。
レイアウトプランニング: オフィス空間は知的労働のための大切なスペースです。機能的で働きやすく快適な環境を作ることで高い生産力を生み出すことでしょう。そのためにはまずゾーニング計画（事務スペース、応接スペース、受付スペース、役員スペース、ロッカースペース、リフレッシュスペース、収納スペース、ＯＡスペースなど）をすることが大切です。ゾーニング計画とは必要な機能スペースをおおまかに設定することです。また、ゾーニング計画をする際には、セキュリティ面も考慮に入れておく必要があるでしょう。

社員１人あたりのワークスペース（事務スペース）は通常１坪～２坪程度と考えられます。しかし、将来の増員や書類の増加などを見越してのプランニングが必要でしょう。また、動線や通路幅の確保、色彩、照明についても考慮する必要があるでしょう。

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レイアウトの決定、各業者への発注

オフィスレイアウトが決定すれば、通信会社（電話・FAXの移設）、OA会社（OA機器の新設・移設）、引越し業者など各業者への見積りと発注を行います。また、オフィス家具・什器類については、移設する物品・廃棄する物品・新しく購入する物品などを明確にすることで能率的な移転ができるでしょう。そうして、各業者を含めた打合せにより移設の工程を決定しましょう。

移転に伴い変更が必要なものの手配

移転に伴い、下記の通り各種作成・変更を行いましょう。

1・印刷物(名刺・封筒・伝票・会社案内・カタログ・パンフレットなど)・ゴム印・社員証の作成
2・ホームページの内容（所在地・電話ＦＡＸ番号など）・保険契約・新聞の配達先の変更
3・損害保険の加入手続き

取引先への移転案内

取引先へ移転挨拶状の送付を行いましょう。挨拶状の送付先リストを作成し送付部数が確定すれば、印刷業者へ発注しましょう。

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オフィス移転説明会の開催: オフィス移転説明会開催の目的は、社員へ移転の目的やメリットを伝えることにあります。
また、移転作業に際しての注意事項やスケジュールの伝達、キャビネットやロッカー内の書類や備品類の梱包方法についての説明も行います。梱包方法については、キャビネット毎、ロッカー毎、机毎に梱包し、搬出の際に行き先・所有者がわかるようにできるだけ大きく、見やすく、たくさんラベルを貼りましょう。
定期乗車券の変更についても社員への説明が必要でしょう。
各種書類申請手続き: 移転に伴い、関係官庁へ届出が必要な申請・手続等

手続先	手続内容	提出期限
法務局	本店移転登記申請支店移転登記申請	移転日から2週間以内移転日から2週間以内	移転前所轄登記所移転前所轄登記所
社会保険事務所	保険適用事業所所在地・名称変更(訂正)届	当該事実の発生から5日以内	移転前所轄社会保険事務所
労働基準監督署	労働保険　名称･所在地等変更届	速やかに	同一管轄内…所轄監督署同県内管轄外…新所轄監督署県外…移転前所轄監督署へ廃止届け,新所轄監督署へ成立届け
労働保険概算、増加概算、確定保険料申告書、労働保険関係成立届	変更があった日の翌日から50日以内　変更があった日の翌日から10日以内
労働基準法に関するもの適用事業報告、就業規則(変更)届、時間外労働･休日労働に関する協定届	移転後遅滞なく	新所轄監督署へ新規として提出
労働安全衛生法に関するもの安全管理者、衛星管理者、産業医選任報告	移転後遅滞なく	新所轄監督署へ新規として提出
税務署	事業年度、納税地、その他の変更移動届出書給与支払事業所を開設･移転･廃止届出書	移転後遅滞なく移転日から1月以内	移転前・新納税地所轄税務署移転前・新納税地所轄税務署
公共職業安定所	事業主事業所各種変更届	変更があった日の翌日から10日以内	新所轄事務所
都道府県税事務所	事業開始等申請書	事業開始の日から10日以内	移転前税務事務所
郵便局	転居届	速やかに	移転前受持郵便局
警察署	車庫証明		新所轄警察署
消防署	防火管理者選任届	遅滞なく	新所轄消防署予防課

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移転作業前の再確認: 移転担当者は作業開始前に社員に対して注意事項を再度確認し、スムーズで安全な移転作業が行えるよう注意を払いましょう。また、引越し作業によりビルの共用廊下・エレベーター・玄関周りなどに、また、移動させたオフィス家具・什器類にも損傷がないか確認しましょう。

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前オフィスの契約終了: 【原状回復工事】
契約完了日までに明け渡しを行い、オフィスの原状回復工事を行います。原状回復工事が完了すれば貸主および工事業者の立会いのもと工事完了状況を確認しましょう。

【前オフィスの預託金返還】
契約が完了すれば、貸主もしくは管理会社へカギ（セキュリティカード）を返却します。そうして預託金の返還を受けますが、解約に伴う金銭を精算した額を事前に提出してもらい確認しておきましょう。また、返還方法・返還期日も再度確認しておきましょう。
新オフィスの運用状況: 【移転後の運用管理】
社員が快適かつ安全に、また、機能的で働きやすいオフィス運用ができているか管理することはとても重要なことです。
運用管理とは具体的には、社員の安全は確保されているか（セキュリティ・火災・入退室など）、エアーコンディションや社員1人1人のスペースは確保されているかなどの社内環境は維持されているか。
その他、什器・備品類の使用について能率的な運用ができているかなど社員の行動を把握することです。スムーズな運用を実現するため運用規定や、運用マニュアルなどを作成することも大切でしょう。

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